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旅游指南/里程报销

如果您为Chabot或CLPCCD的业务驾驶您的私家车，您可以申请差旅/里程报销. This reimbursement may only 包括里程、过桥费和停车费. 对于区域内的旅行，旅行可使用费用报销表. 此表格可按月提交，期限为 local travel. 本地旅行不需要事先批准. Incidental expenses 与本地旅行有关的费用(停车、通行费等)也可在此表上申报.)Travel 上下班和回家是不报销的.

旅行费用报销表

Required Information:

Date
原产地和目的地
Purpose of Travel
行驶里程
其他收费:停车费、过路费
Budget account code string (FOAP)
附上来自Banner或Class-Web的FGIBDST截图以显示可用资金
区域经理和副总裁的批准

对于地区站点之间的旅行，请参见下面的标准化里程率. There is 不再需要打印谷歌地图或Mapquest来证明旅行里程 these sites.

From	To DO	To CC	To LPC	To TVCC
District Office	-	18	9	1
Chabot College	18	-	25	19
Las Positas College	9	25	-	8
三谷就业中心	1	19	8	-

会议:休假申请表

会议必须提前批准，使用会议休假申请表. 这张表格是用来确保你有适当的授权在大学旅行 business. 你的顶头上司必须在表格上签字. 出国旅行需要批准由校董会批准. 在区内旅行不需要填写会议假:申请表.

会议假:申请表

Required Information:

附上支持文件和会议信息，包括日期和地点.

请注意:没有此证明文件，您的申请将不予处理 attached

Staff Member Names
Conference Title
会议日期和地点
赞助团体(如适用)
Chabot/CLPCCD的目的和贡献
预计出勤费用
学院的子信息，如果适用的话
工作人员签名和日期
如果费用应计入校园预算，请勾选“是”并输入预算 account code string (FOAP)

一定要注意允许的最高总报销额
请注意:如果在任何时候被收费的账户发生变化，您需要提交在处理费用申请之前，经过适当签名的修改后的表格

附上来自Banner或Class-Web的FGIBDST截图以显示可用资金
区域经理和副总裁的批准

会议假:费用报销表

会议报销是预先批准的与商务有关的旅行.g., symposium, 研讨会，会议，会议，可能包括注册费，住宿费，交通费， meals, and incidentals. 批准的会议假:申请表必须存档以便Chabot商务服务人员处理您的会议休假费用 Claim form.

您必须在会议结束后十(10)天内提交您的会议休假:费用报销表 completing travel. 如果收到预支款，而实际费用低于预付款，差额必须在提交会议休假费用时汇出 Claim form.

会议假:费用报销表

Required Information:

请求者的w#或社会安全#
Full Name and Address
Conference Title
出席日期和地点
对于每个出席日期，请填写日期，旅行里程，住宿，用餐，登记费用和其他费用(如适用)
Fill out the Budget account code string (FOAP) to be charged
- 所列的账号必须与批准会议上提供的账号相符 Leave: Request Form
- 如果数字不匹配，您需要提交修改后的会议休假请求上述形式
附上证明文件
- 会议信息(出席证明)
- 批准会议休假申请表副本
- All Original Receipts
附上来自Banner或Class-Web的FGIBDST截图以显示可用资金
区域经理和副总裁的批准

一旦您的申请表被处理，您将收到您的报销支票通过邮寄方式，寄到您申请表上所列的地址.

Cash Advances

*当需要大量资金时，可要求预支现金. District Business 服务部门将跟踪所有预支给员工的旅费，将其记录为应收账款。 i.e. 雇员欠地区政府的钱. 区商务服务部会认真对待审核未结清的应收账款，以确保收据的真实性资金的支出(或资金的回款)及时到位 manner.

Examples: Competitions; to Reserve Facilities; Meals for students during a sporting event and/or field trip; Conference registration fees & 餐费，或其他相关费用核定会议差旅费，如汽油费、过路费、停车费等.

Form: Complete a separate Disbursement Form for each event/request. 一次只能批准一项预支/活动在申请下一笔贷款前必须先结清当前的预付款吗.

Time for processing: 应该作出安排 6 weeks in advance. Chabot Business Services要求至少提前四(4)周提交表格地区要求提前两(2)周提交表格. 估计总时间为6周.

结清未付的预支支票: 提交收据正本会议假:费用报销表不迟于韦德1946网站发生后的10个工作日向Chabot商务服务提供要求预支现金.

预支现金较少:如果实际费用少于预支费用，则差额必须汇出提交会议休假:费用报销表. Chabot商务服务人员会的将Banner的信用证寄到相应的账户.
预支现金超支: 如果实际费用超过预支，则费用超过现金预支是否在区域经理和副总裁批准后报销.

*如果您有未偿还的现金预支，将不会批准进一步的现金预支.

报销实际开支

Lodging

参加会议的旅行者应该尽早预订，以便参加会议团体收费的优势. 旅客预计使用住宿是必要的而且要合理，选择最低的标准房价. An itemized hotel 必须提交住宿账单，其中包括员工在酒店账单上的姓名带着会议假:费用报销表.

Meals

所有餐点均需提供原始的分项收据. CLPCCD不报销 for alcoholic beverages. 包含多人的膳食收据必须包含employee 其他授权人员的姓名或名称，以及用餐目的.

如遇非授权人员，e.g.，家人或朋友，都在同一张收据上，偿还的金额必须调整，以反映已授权的偿还 personnel only.

Air Travel

旅客应该订最便宜的经济舱或经济舱机票. CLPCCD 不支付商务舱或头等舱机票. 提供旅行收据从你的目的地. 这通常是机票的行程收据，旅行社、航空公司或在线预订工具的付款证明.

Car Rental

须连同帐单一并递交收据，以显示已缴付的总费用会议假:费用报销表. 在执行租赁协议时，碰撞损害免责声明(CDW)应该是接受并支付保险费. 人身意外保险将被拒绝，因为本地区为所有因公出差的工作人员提供此项保险.

Proof of insurance 由CLPCCD的联合权力机构SWACC提供. 点击这里进入索取保险证明书表格.

Registration Fees

缴交注册费须出示缴费证明. 一个典型的发票将包括员工姓名、费用、活动日期和活动地点. 付款证明应包括会议议程或计划的副本.

Incidental Expenses

其他偶然、经常和必要的费用不需要收据. Such expenses 包括电话费、上网费、出租车费、停车费等. However, any expense 超过25美元需要提供原始收据. 代客服务费用.e. dry cleaning 或洗衣，是不允许的.

Use of Personal Auto

里程将根据当前IRS里程率报销. Print a route from 一个在线工具，如谷歌地图™，显示总行驶里程. Mileage 除了会议目的地以外，只要是会议目的地，也可以包括 for business purposes. 以开车代替飞机的费用不能超过机票的费用加上地面运输. CLPCCD可自行决定，提供车辆在某些 instances.

Approvals

旅行者的直接主管必须在任何与旅行有关的表格上签字. 员工不能授权/批准自己的旅行或费用.

Other

本地区不报销配偶或同伴旅行的费用.

与会议有关的所有费用都应包括在费用报销表中。即使从另一个来源支付. 例如，如果会议注册是付费的使用p卡，会议费用必须作为费用包含在费用中表格，然后将相同的金额作为扣除额列入“少p卡”线上费用报销表.

必须提交原始的分项收据. 信用卡对账单就是证明付款，但不符合明细收据的条件.

Use the 遗失收据声明遗失收据. 此表格必须由你的直接主管签署，以及商务服务部的校长或副校长. Be sure to include 表格上缺少收据的原因.

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